Три шага для создания курса обучения новых сотрудников

«Самая короткая дорога — та, которую ты знаешь сам»
 
пословица опытных путешественников

Хотели бы вы перестать тратить личное время на инструктаж каждого нового члена команды?

В этом посте я дам вам конкретные советы и покажу как использую сам проверенные программы и сервисы для сбора и структурирования информации.

Вы сможете составить свой курс обучения и абсолютно без потерь высвободить личное время.

Вспомните, каждый новый человек приходит в вашу компанию с уникальным багажом знаний, техник, правил. Возможно, вы слышали от новеньких: «А мы в компании «ЭйБиСи» делали вот так и так. И все было хорошо и все отлично получалось.»

Принимая во внимание опыт вашего нового коллеги, вы соглашаетесь с ним, что можно так попробовать. И в итоге вас либо не устраивает полученный результат, либо сам процесс его достижения.

Потому что этот опыт – не ваш и вам он не подходит. Так происходит каждый раз, когда вы пытаетесь положиться на чужой специфичный ум и практику.

Есть другой путь. Он немного дольше в плане подготовки, но гораздо вернее и надежнее в перспективе.

Чтобы перестать пробовать все подряд — составьте свои правила. Запишите ваши правила работы один раз. В дальнейшем вы будете их использовать снова и снова в автоматическом режиме. Создайте на основе ваших правил небольшой курс обучения и проверочный тест на знание материала.

С самого начала вы говорите новому сотруднику как у вас принято звонить клиентам, как работать с базами данных, какие качества ваших продуктов и услуг наиболее ценны для ваших клиентов. С заготовленным курсом обучения вы сможете еще на входе в компанию получить минимально подготовленного сотрудника.

Смотрите, самой популярной в России и на Западе методикой обучения является Модульное обучениеПо этой методике мы с вами учились когда-то в школе и в институте.

Статистика методов обучения 2011

Исследования 2010 года

Для создания своей системы обучения я использую именно эту методику, внося по мере необходимости элементы других подходов.

Создание нового курса из 5-6 модулей (блоков информации) у меня занимает в среднем неделю. Сколько времени понадобится на составление курса обучения вам — зависит от уровня вашей технической подготовки, от количества ваших помощников и от количества свободного времени для заготовки нужных материалов и примеров.

Итак, пройдём вместе три этапа создания курса обучения по шагам.

Шаг 1. СОСТАВИТЬ ОГЛАВЛЕНИЕ КУРСА ОБУЧЕНИЯ
(1-2 часа)

Иногда я добавляю специфические темы, но в целом структура плана обучения остается такой, как в примере. Типовое оглавление (можно скачать в Word, кликнув на картинку) ниже.

Содержание курса обучения

Сомневаетесь, возможно ли собрать и скомпоновать столько материала за неделю?

Не тратьте время на раздумья. Начинайте разбираться в вопросах и делать потихоньку тему за темой. Об одной особенности нашего мозга, которая помогает нам завершать начатое, я расскажу чуть позже.

Если у вас Стартап или новый проект, вам может не хватить информации для разделов курса «О компании, Модуль 2. Модуль 3.»

 

Из-за недостатка реальных данных, опыта и знаний вы не сможете дать ценную информацию своим сотрудникам. Но выход есть — напишите свою историю о том, как вы решили заняться тем, чем вы сейчас занимаетесь. Продемонстрируйте тот подход, который сработал и получается у вас лично. Покажите истинное лицо заинтересованного в результате предпринимателя.

 

Вам поверят! Это будет куда лучше шаблонных фраз «об индивидуальном подходе к клиенту» или«об уникальной (но не проверенной) возможности что-то получить».

 

Не врите людям о том, что вы себе уже представили, но пока не сделали. Как лучше написать «о компании» — в блоге копирайтера Валерии Колесовой

Для составления оглавления, лично мне намного удобнее визуализировать основные темы.

Древовидная структура — один из удачных рецептов визуализации. Для этого я рекомендую использовать следующие бесплатные сервисы.

http://mindmeister.com — онлайн майнд мэп карта с тремя бесплатными картами или
полностью бесплатные программы для компьютера: Xmind или SimpleMind

Что нужно знать менеджеру (mindmaster)

Обозначьте основные темы курса. Разбейте каждую тему на главы. Главы — на конкретные пункты и примеры. Так вся ваша база знаний будет храниться в одном месте. Разобраться в подобных сервисах не сложно, а работать — одно удовольствие!

Второй инструмент для планирования курса – это https://trello.com

Удивительно простой и удобный способ работы над темами в стиле японской канбан-доски

В последнее время я отдаю предпочтение в составлении структур, списков и планов именно сервису Trello. Уверен, вам он тоже понравится.

В сети есть много видео о том, как все работает. Разобраться очень просто.

Да, обещал рассказать.
В гештальтпсихологии есть феномен под названием Зейгарник Эффект.

 

Однажды начав что-то делать, предпринимая попытки что-то сделать — вы втягиваетесь в процесс и стремитесь закончить начатое. Если вас прерывают или вы прерываетесь сами, и не заканчиваете дело — вы вспоминаете об этом в среднем в два раза чаще, чем о завершённых делах. Это доказано опытным путем.

 

Вспомните, как мучились от того, что не дочитали книгу. Стремились досмотреть фильм до конца. Все это — ради ощущения законченности события. Удивительный механизм нашего мозга, который необходимо поставить себе на службу.

 

Просто начните дело и вам будет трудно его бросить!

Итак, составьте краткое содержание своего курса.
На листке бумаги, в MS Word, на вашей новой ментальной карте.
Ну как, готово? Ствол вашего древа знаний установлен!

Шаг 2. СОБРАТЬ И ПОДГОТОВИТЬ МАТЕРИАЛЫ ДЛЯ КУРСА (2-4 дня)

Еще пять лет назад я считал, что главное в обучении — это большой и разносторонний объем учебного материала. Мне казалось, что ответы на все вопросы я найду только в книгах толщиной с трехтомник классической литературы.
Но, как вы догадались, большие объемы информации обычно не влияли на качество обучения сотрудников.

Важно сразу сделать ставку на качество, специфичность и актуальность информации в курсе на текущий момент времени. 

Оценки за тесты при такой подготовке всегда намного выше. Очевидно, сотрудники получают прикладные знания вместо общих. С осознания этого момента можно смело начинать собирать материалы.
Берите в курс то, что уже используется в вашей работе прямо сейчас или будет использоваться в самое ближайшее время.


Не забудьте осветить в обучающей системе идеологию, принятую в Вашей компании.

Об этом сложно говорить в самом начале, когда компания молодая и находится в поиске своего пути. Идеология рождается спустя время. Когда утренний туман рассеивается и открывается перспектива.

К моменту зарождения идеологии, материальное накопление должно быть важной, но уже не первостепенной идеей в бизнесе.

Заповеди Пятерочки

Сейчас доступно множество путей развития идеологии в компании:
Бережливый стартап, Бережливое производство, Системный подход, HOW-подход, Scrum-подход.

Обязательно изучайте эти и другие. Выбирайте свой путь и вплетайте в свой курс обучения.
Если продолжать аналогию с деревом, то ваша идеология станет корневой системой обучения. Удерживающей и питающей основой.


Приведу гениальный пример специфичной подборки материалов с применением идеологии системного подхода. Посмотрите, как подробно составлен полный курс обучения менеджера проектов в IT-компании

ГДЕ БРАТЬ ИНФОРМАЦИЮ ДЛЯ КУРСА ОБУЧЕНИЯ?

2.1. О ваших продуктах и услугах:

— Онлайн-справочники и базы знаний

Привыкайте к материалам из Wiki и к ссылкам на ваши отраслевые и специфические ресурсы для углубленного изучения рабочих тем. https://ru.wikipedia.org – для меня пока основной источник информации об отраслях, о товарах и услугах, о правилах работы.

— Поисковые системы Яндекс и Google

Помимо русскоязычных запросов, попробуйте составить ваш запрос на английском языке.
Так вы получите доступ к информации более 45% интернет-аудитории в мире.
Для сравнения, русскоязычный интернет — это около 5% мирового интернета.

С помощью встроенного переводчика в браузер или ресурса, типа https://translate.google.ru  вы легко разберетесь в составлении поисковых запросов, а также при чтении поисковой выдачи. Обязательно попробуйте!


КАК ВЫБИРАТЬ САМУЮ АКТУАЛЬНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ДЛЯ КУРСА?

Для того, чтобы пользоваться только самыми популярными материалами и проверенными источниками информации — используйте сервис http://buzzsumo.com

Поиск в Buzzsumo

Это поисковик самой популярной в интернете и самой «расшареной» по социальным сетям информации. На запрос по-русски — получаете выборку блогов и сайтов Рунета (кроме VK.com). Англоязычный запрос даст вам доступ к мировым рейтингам. Топовые выдачи всегда будут сверху.

После первых 5 выборок, сервис ограничит вас тайм-аутом ожидания на 1 сутки с предложением купить платный доступ. Не покупайте. Есть двухнедельный бесплатный Pro-доступ к сайту для любых запросов без ограничений — вам его вполне хватит на создание курса обучения.

Так вы соберете только самые лучшие материалы в сети, подтвержденные оценками пользователей!


— Каталоги, инструкции, руководства от ваших партнеров и поставщиков

Если вы производите продукт на официальном оборудовании или в стандартизированной среде — используйте руководства. Не изобретайте велосипед. Запрашивайте информацию. Если нет в электронном виде — оцифруйте каталог и используйте его у себя.

Технические характеристики и супервозможности, которые вы у себя пока не используете — пропускайте! Описывайте «превращения», «полезные характеристики продукта», «гарантии» — все то, что у вас уже есть или вы планируете ввести в работу в самое ближайшее время.

2.2. Про продажи и техники:

http://Prodazhnik.ru – качественный форум для менеджеров по продажам и руководителей. Мейнстрим в активных продажах.

http://prodasch.ru/blog — очень нравится блог, который ведет директор тренинговой компании в Барнауле. Вам тоже понравится.

http://blog.mann-ivanov-ferber.ru — много материалов для составления библиотеки менеджера и руководителя. Блог делового издательства МИФ.

http://lpgenerator.ru/blog — интересные статьи и кейсы про интернет-продажи и не только. Современные средства лидогенерации.

http://molodost.bz — Бизнес Молодость с 2012 года занимается воспитанием нового поколения предпринимателей. Интересно и полезно.
Я бы рекомендовал смотреть Бизнес Молодость на YouTube.

https://delovoymir.biz — портал не столько для менеджеров по продажам, сколько для их руководителей. Интересные кейсы и свежие темы из опыта авторов на этом ресурсе уже не раз помогали мне «советом вовремя» в текущих проектах. Полезный взгляд со стороны. Рекомендую подписаться.

2.3. Про тактики и стратегии:

http://Hbr-Russia.ru  — материалы зарубежного менеджмента. Практики современных предпринимателей. Удивительный мировой опыт.

https://Secretmag.ru — интернет-журнал о бизнесе в России. Кейсы, истории, ситуации, проблемы с пошаговыми решениями — это все, за что я люблю и регулярно читаю это издание. Тут много не только про продажи, а также про психологию, про пути развития собственника, его команды, и всей компании как единого организма.

http://kom-dir.ru и http://gd.ru — полезные бизнес-издания для коммерческого подразделения. Издательство Актион-Пресс пишет про управление и сбыт. Полезные примеры из жизни отечественных предприятий.

https://megaplan.ru/blog/letters/ — сборник интересных примеров и рекомендации по автоматизации процессов и настройке работы в разных отделах компании. Блог популярной CRM-системы.

https://spark.ru  — про современные средства автоматизации, стартапы и как развиться с помощью других стартапов. Советую подписаться!

Привыкайте собирать полезные ресурсы, статистику, факты, цифры с первого дня вашей работы и записывать ее «для потомков».

 

Аккумулируйте опыт и знания — это позволит вам со временем отойти от дел и выйти из непосредственного управления бизнесом.

 

Если вы сами знаете, как работает ваш бизнес и чем по-настоящему силён — сможете выбрать исполнителя под конкретную функцию. Обучите его исполнять функцию так, как нужно вам, и переключиться на решение других рабочих или личных задач.

Соберете материалы по темам — приступайте к его редактированию и компоновке.

Порезать материал и выбрать главное — дело не хитрое, когда есть хороший выбор.
Но практика и внимательность сначала сильно пригодится.


КАК БЫСТРО ОТРЕДАКТИРОВАТЬ И СКОМПОНОВАТЬ МАТЕРИАЛЫ?

Не так давно я открыл для себя замечательный инструмент для сбора и редактирования обучающих материалов — облачный сервис http://evernote.com

В Evernote для каждой темы или главы вы создаете свой блокнот и сохраняете в него свои заметки.

Сервис заметок Evernote

Заметки — это и есть ваши рабочие материалы. Создаете хранилище статей, мнений, расчетов, таблиц, картинок, которые вы компонуете и вставляете в свой курс в одном месте. Бесплатных возможностей сервиса вам хватит надолго.

Комфортный объем вводного курса обучения — 30-40 страниц А4 привычным для вас шрифтом.


Если хотите, я пришлю вам на почту свой шаблон курса обучения в MS Word,
который создан в 2016 году моим коллегой, опытным менеджером по обучению.


 

После внесения основных корректировок, постарайтесь утвердить получившийся у вас вариант в черновом виде. Откажитесь пока от дальнейшего улучшательства и внесения правок.

Шаг 3. СДЕЛАТЬ БИЛЕТЫ И ТЕСТ НА ЗНАНИЕ МАТЕРИАЛОВ КУРСА ОБУЧЕНИЯ (3-4 дня)

Чтобы создать билеты с вопросами и ответами и/или единый тест – можно выбрать один из двух путей.

Первый Путь — специальные программы.

Это конструкторы тестов типа этого, или онлайн-конструктор тестов, а вот еще одинВы можете выбрать для себя любой подходящий ресурс или разработчика через поисковый запрос в Яндексе.

На платформе конструктора вы составите сначала билеты с вопросами и вариантами ответов. Затем все данные сформируете в тест и на выходе у вас получится список вопросов с результатами ответов.

Электронное тестирование 1

Этот путь будет удобен для продвинутых пользователей или для штатного менеджера по обучению. Визуально все чисто и красиво. Если сталкивались с работой в конструкторах — здесь все так же интуитивно понятно и просто настраивается. Большой плюс — есть наглядные диаграммы результатов и легко построить список неверных ответов.

Второй путь, и для меня предпочтительный — это Google.Docs

Полностью бесплатный и простой как Excell. Сервисы Google гармонично дополняют мою работу с любыми документами в облаке. Это и определяет мой сегодняшний выбор программы-помощника.

В вашем курсе обучения будут картинки, ссылки и много текста — все это может увеличить размер вашего файла до 100 и более мегабайт.

Согласитесь, очень неудобны такие сценарии работы как архивация-разархивация, почта-спам-ура, нашел! Вместо пересылки файла с курсом обучения все это заменяется одной ссылкой на документ или форму.

Документы в google.docs

Если у вас его еще нет, зарегистрируйте аккаунт в http://google.com
Или создайте новый, специально для курса обучения. Подключите облако Google.Drive.

Google Формы – это тот самый инструмент для создания анкет и тестов на проверку знаний.

Структура папок в Google Drive

Посмотрите ссылки ниже, как я использую анкеты в Google Формы в сегодняшней практике
Анкета начального аудита продаж
Анкета для проведения маркетингового исследования
Анкета для заготовки курса обучения

Из этих примеров вы сможете взять мое начало для знакомства с тестируемым человеком.
Вообще, пофантазируйте, как еще вам могут пригодиться анкеты в работе.

Можете перевести популярные психологические или профессиональные тесты в Google Формы. Собирайте ответы себе в отдельный файл и анализируйте ответы.

Например, вот так я собираю отзывы клиентов после завершения работы над проектом.

При первом же заполнении анкеты, рядом с файлом анкеты появится файл с ответами на анкету в виде таблицы, очень похожей на Excell.

Ответы на Google Формы

В первой строке таблицы с ответами — заполните номера верных ответов. Можете также закрепить эту строку, чтобы она не прокручивалась вертикально. Так вы всегда сможете проверить, правильно ли были даны ответ на вопросы. И все последующие ответы сравнивайте с этим образцом.

Ответы на Форму Курса обучения

По результатам прохождения теста вы решаете, насколько хорош ваш будущий коллега

Удалось ли ему разобраться с материалами? Если результат вас не устраивает — организуйте пересдачу в ближайший день-два. Укажите на те вопросы, где были даны неверные ответы.

Рекомендуемое количество верных ответов на тест должно быть больше 70%. Иначе лучше будет отправить человека на пересдачу.

 

Если вы посчитаете, что человек «дотянет в процессе работы» то знайте — «дотягивать» его будете снова лично вы. 

 

Решите для себя заранее, вам охота «из болота тащить бегемота?»

В интернете вы найдете для себя подробные материалы по работе с Google Формами. Этот инструмент используется во всем мире. На каждый ваш вопрос уже есть ответы службы поддержки пользователей. Начните разбираться в конкретных деталях уже на практике.

Резюмирую основные мысли этого поста

  1. Только вы в ответе за то, какими станут ваши коллеги и подчиненные. Если не вы пишете правила работы, то они пишутся кем-то еще или их вообще не существует. Ну а последствия — вы знаете.
  2. Составьте план обучения. Соберите и структурируйте всю информацию в одном месте. Посмотрите на ситуацию сверху сами или попросите это кого-то сделать. Чего-то не хватает — регулярно дополняйте и следите за изменениями плана.
  3. Собирайте материалы из самых лучших и актуальных источников информации. Применяйте инструменты и сервисы, которые повышают вашу скорость и эффективность работы. Обучайтесь вместе с подчиненными. Помните — это вы создаете культуру и идеологию в компании.
  4. С помощью тестирования помогайте людям задуматься и проанализировать полученную информацию из курса. Задавайте вопросы, в которых все варианты ответов будут правильными или все сразу не правильными. Поставьте несколько «ловушек», которые вам точно также расставляют конкуренты или клиенты. Не стесняйтесь отправить сотрудника на пересдачу теста. Так будет лучше для всех сторон.

 

Цель любого обучения и демонстрации примеров — полезная трансформация. Какой бы путь стандартизации вы не выбрали, какие бы шаги не наметили — вы уже не тот человек, что садился читать эту статью. И не важно, что прямо сейчас вы не готовы начать действовать. Вы обдумываете. Вы сомневаетесь. Это очень хорошо.

Изменение должно быть вами осмыслено и управляемо. Должно быть «принято в работу» вашим центром желаний. 

Вы можете упростить себе задачу принятия решения. Поставьте прямо сейчас себе дедлайн на внедрение прочитанного материала в вашу практику.

В попытках сохранить энергию, человеческий мозг умело подбирает нам отличные оправдания типа:

«для меня еще не пришло время», «вот будет необходимость – займусь», «ну это точно можно отложить». Такой вот у нас мозг — консерватор, жутко не любит изменения!

IMG_5729

Но именно дедлайны способны продвинуть нас туда, где мы еще не были.
Установите дату завершения вашей полезной трансформации прямо сейчас!

Остались вопросы? Обсудим в комментариях!

Обсуждение: есть 1 комментарий

  1. Спасибо, взяла для себя он лайн инструменты, evernote супер-удобная штука, подтверждаю.

    Ответить

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2018 [Блог ПМ] // Дизайн и поддержка: GoodwinPress.ru