Почему системный подход лучше опытного сотрудника?

 

ПОЧЕМУ СИСТЕМА ВСЕГДАЛУЧШЕ СОТРУДНИКАСколько раз в своей жизни вы слышали словосочетание «бизнес-процесс»?

Долгое время мне казалось, что я прекрасно знаю что это такое. Но за 10 лет работы в продажах пришел к необходимости разобраться в этом вопросе глубже.

В этом посте я покажу вам то, что долгое время для меня было не до конца понятно. И возможно вы найдете ответы на вопросы, которые требуют решения у вас.

В большинстве компаний, в которых удалось поработать руководителем лично — приходилось решать одни и те же вопросы.

Моя работа зачастую сводилась к достижению таких «популярных» краткосрочных целей:

  1. Срочно нужны деньги. Нужны продажи. Нужны новые клиенты.
  2. Проблема с людьми. Где все нормальные? Либо «звезды», либо дико некомпетентные.
  3. Мы слишком много тратим, ошибаемся и теряем прибыль! Нужно кого-то наказать! 
Очень важно понимать одну вещь — проблемы с деньгами и с людьми являются результатом проблем с процессами

1. Почему компании срочно нужны деньги? 

Потому, что не отлажен процесс маркетинговой деятельности, не выстроена эффективная модель продаж, не выстроены процессы обучения персонала и система мотивации продавцов.

2. Как появляются «незаменимые» работники? 

Когда не разделены бизнес-процессы на функции, не прописаны регламенты работы, не отстроена система поиска и замещения работников – тогда человек может завязать на себя какие-то важные виды работ и сделать себя незаменимым.

3. Почему в компании низкая рентабельность (высокие издержки)?

Когда не написаны инструкции о том, как делать работу максимально эффективно, когда отсутствует контроль затрат, не выстроены процессы постоянной оптимизации производства – компания приходит к неуправляемым активностям, которые влекут за собой б́ольшие, чем нужно, затраты ресурсов.

Когда мы подходим к решению проблем с деньгами, с работниками или с ресурсами — предстоит в первую очередь научиться решать проблемы с процессами.

Практически каждый бизнес сегодня состоит из подобных блоков процессов, посмотрите

Карта верхнего уровня
В чем основа системного подхода в организации?

Давайте разберем пример типичного создания отдела продаж.

Есть хороший и востребованный продукт и некоторая очередь из клиентов, которым он нужен. Но руководитель уже не успевает удовлетворять их запросы и поэтому решает нанять себе помощников в отдел продаж.

План выхода на окупаемость нового отдела продаж в увеличенном составе — 2 месяца.
Планируется начать возврат вложений сил и средств в найм и обучение новых сотрудников на 3-4 месяц. Для отдела продаж сроки реальные, потому что эти люди будут не только тратить, но и зарабатывать.

В своём плане руководитель рассчитывает экономично тратить ресурсы на развитие и планирует организовать работу своих подчинённых очень надолго.

Для этого составлены «самые выгодные» схемы мотивации, заготовлен вводный план обучения, размещены объявления на работных сайтах и уже планируются интервью с кандидатами. Я буду искать тех, кто мыслит со мной одинаково. На собеседовании кандидат должен впечатлить меня свежими идеями и поразить своей верностью мне лично и целям компании.

Со мной все это было именно в таком порядке и я уверен, что с вами происходит или происходило тоже самое.

Основной моей ошибкой, которую я повторял из раза в раз, в каждом вновь создаваемом мной отделе продаж, было решение нанять «самых лучших, исходя из личной интуиции», которые ВСЕ сделают правильно, быстро и дешево. И каждый раз я ошибался. В своем «уникальном» стиле и с невероятным задором.

Теперь я знаю — самое важное в начале — преодолеть в себе желание решать задачу «от человека, который знает как надо» или «от системы, которая зарекомендовала себя в другом месте и при других условиях».

Следует прекратить надеяться, что у вас сработает чей то проверенный подход.

Такие желания и надежды типичны для собственника малого бизнеса.
Потому что зачастую таков его личный подход к делам.
Сам он надеется, что как-то должно получиться, а от людей уже требует чтобы получилось.

Еще в агентстве недвижимости я искал себе «партнёра» с предпринимательской жилкой. Работающего за процент, или с оплатой за результат. Тоже самое я повторил в рекламном агентстве.

 

Со временем я неизбежно терял инициативу. Партнер разбирался как все устроено, знакомился с поставщиками, получал доступ к клиентам. Несколько таких бывших коллег зарегистрировали свою компанию и стали моими конкурентами, которых я лично воспитал. Просто блеск!

 

Второй вариант. Партнер никуда не уходит, но я впадаю в плотную зависимость от его техник и технологий. Со временем я понимаю, что технологии работы больше мне не принадлежат. Не знаю, как процесс в действительности работает. Я на крючке!

В решении искать себе партнеров-предпринимателей  — нет стабильных, долговременных результатов и счастливых от бизнеса руководителей.
Я уже был на том конце этого пути и в роли наемного специалиста и в роли управляющего своей компанией. В конце этого пути сплошные не оправдавшиеся надежды, нервотрепка и горькие расставания.

Я стал применять другую модель работы, избавляющую от большинства подобных проблем

В которой люди должны быть просто «годными» для работы,
а не «мастерами на все руки» или «партнерами-спасителями»

Каждый процесс в компании состоит из отдельных блоков работ, в которых закреплены исполнители (роли) и заготовлены инструкции.

 

Один человек может совмещать в себе несколько ролей на начальном этапе. Инструкции пишутся о том, как выполнить блок работ правильно, чтобы не было сбоев и ошибок. Как именно делать правильно — я должен был прежде понять и попробовать сам.

Для примера, посмотрите карту процесса «Продажа» в производственной компании
Схема Продажи

Как видите, под каждым блоком работ есть три роли исполнителей — Руководитель, Менеджер по продажам и Менеджер заказа.
У каждой роли свой функционал и объем работ. А над блоками работ представлены регламентирующие документы, инструкции.

У вас так же? Наверняка, уже задумывались о подобной структуре.
Но инструкции и роли у вас написаны и распределены или все это делает один человек?
Этот человек — вы?

Процессному подходу не учат в малом бизнесе.
Потому что основой малого бизнеса часто остается его создатель.

И именно поэтому этот подход используют в первую очередь ТОП-500 компаний в мире, которые создавались 100-150 лет назад. Так обеспечивается стабильность и свобода от рутины для нынешних хозяев по сей день.

Лично мне самостоятельно было не разобраться как это работает

Менеджмент в малом бизнесе в 90% случаев строится на преемственности методов и внутренних ощущениях собственника. А в западных подходах, книгах и статьях принципы работы над процессами описываются сложными терминами и понятиями. Да и учиться и разбираться особенно некогда.

Позднее я понял, почему мне не удавалось разобраться, что к чему, так долго.

Если вы своими руками делаете web-сайты или переводы с иностранных языков, лично продаете и отгружаете клиенту товар, заготавливаете древесину на лесопилке и так далее – вы не сможете выстроить такую системную модель.

Проблема в том, что без посторонней помощи очень сложно самому выйти из режима «ремесленника» и обрести видение наблюдателя процесса. Это и есть видение настоящего «предпринимателя», а не самозанятого человека.

В случае, если вы работаете с наставником над выстраиванием системы работы – все равно придется все шаги пройти самостоятельно и развить в себе необходимое «видение ситуации со стороны».

Хотите стать счастливым руководителем?
1. Пишите правильные инструкции
2. Выбирайте правильных людей
3. Контролируйте правильное исполнение

А вот и обратное утверждение – делегирование функций, которые вам не понятны и вами не описаны в виде правил – всегда приводят к непонятному результату. Потому и бывает так уместна всем знакомая пословица: «Хочешь сделать что-то хорошо – сделай сам!»

Я прошел 4 этапа, чтобы изменить свой подход на новый

1. Взять полную ответственность за достижение цели (конечный результат) только на себя. От того, как я сумею просчитать верные шаги и создать по этим шагам понятную инструкцию к действию — будет зависеть успех каждого действия нанятого мной человека. Постепенно я стал любить списки дел и to-do листы. Вычеркивая пройденные шаги, я вижу, куда иду и получаю дополнительное удовольствие от процесса приближения к цели.

2. Перейти от «Результатного» мышления к «Процессному». Прекратить ставить ни чем не подтвержденные цели (кроме личных амбиций), устанавливать контроль и внедрять «мотивацию по факту» – только для достижения конечного результата.

Я хочу работать с умными людьми. А умные люди всегда чувствуют подвох.
Когда я прошу делать работу, которую я сам делать не умею — они это знают.
Кто кого использует в данном случае и сколько это продлится — всегда неприятная загадка.

Неверное выполнение шагов всегда ведет к неверным результатам и «выгодной мотивацией с результата» этого не исправить.
Вместо 100 способов сделать дело неправильно должна быть 1 инструкция о том, как сделать верно.

3. Открывать «Черные Ящики» процессов, в которых пока не разбираюсь. Если вы чего-то не знаете — не отмахивайтесь, мол «найму спеца и он все сделает». Обязательно сами проверяйте, как что-то работает. Иначе наемный специалист сделает свое дело у вас под носом, разобравшись в делах лучше вас.

4. Составлять пошаговый план для достижения результата. Раньше я начинал идти к цели без плана. С помощью магии и визуализации. Но это каждый раз не срабатывало. Каждый раз я разочаровывался в этом методе и все равно продолжал это делать, так как не знал как можно иначе.

Без регулярных и спланированных тренировок мы с вами не научились бы ходить, не закончили бы школу, не встретили бы хорошего партнера!

Даже при наличии у вас сегодняшнего плана в бизнесе, точно ли вы знаете – где, когда и сколько вам нужно клиентов, обращений, продуктов, действий для его выполнения? Раскрывайте детали и составляйте минимальный план! Как говорят спортсмены — это база!

Взято из сети:
«…подчинение структуры процессам, а процессы — стратегии» означает, что сначала надо выстроить стратегию, т. е. сформировать видение будущего компании и определить его стратегические цели, затем выстроить бизнес-процессы таким образом, чтобы каждый из них был ориентирован на достижение конкретной цели, и лишь после этого формировать оргструктуру предприятия, которая бы обеспечивала эффективное исполнение бизнес-процессов».
Есть что-то добавить к этому посту?

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2018 [Блог ПМ] // Дизайн и поддержка: GoodwinPress.ru