Как написать должностную инструкцию, которая сработает?
Когда в компании заходит разговор о необходимости создания упорядоченных правил работы, то сотрудники сразу же разделяются на два полюса — «горячий» и «холодный».
«Горячие» верят в то, что должностные инструкции необходимы и очень им помогут, «Холодные» — что это совершенно не сработает.
И самое удивительное, что и первые и вторые будут по-своему правы.
К чьему бы мнению вы сейчас не присоединились — хочу показать вам на примере, почему у одних это работает, а у других документация так и пылится на верхней полке.
Так-так! Посмотрим, чем мы встречаем нового сотрудника?
Должностная инструкция — «это документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных.»
Перефразирую известную пословицу: «Скажите мне, как вы пишете инструкции, и я скажу вам как вы работаете!»
С типовыми формальными инструкциями сотрудники разного уровня сталкиваются повсеместно.
Подписывают их при приеме на работу «не глядя». Практически не улавливая суть.
В типовых документах, скачанных в сети — совершенно нет ценности.
Инструкции, составленные подобным образом, в большинстве компаний — это фикция.
Ну посмотрите сами на рабочий документ крупного предприятия. Что может быть в этом интересного? Возникают только новые вопросы!
Дальше — не меньшая тоска…
Читая подобные инструкции хочется прислушаться к мнению тех, кто не верит в понятные документы.
Большинство сотрудников из тех «кто не верит» даже не представляет, как можно создать документ ясным и менее обобщенным.
Но если не составлять инструкцию в деталях и более подробно, тогда какова ее ценность для сотрудника и его руководителя?
Сотрудник не получает никакой пользы, руководитель — ничего толком не объясняет.
И оба с умным видом ставят свои подписи в листке ознакомления: «доведено» и «ознакомлен»
В личной беседе и в плотном контакте позже приходится получать ответы на все те вопросы, которые выше отмечены желтым маркером.
Примером рабочей инструкции с четкой структурой и предельной детальностью для меня являются инструкции компании IKEA.
Ну разве это не чудо?
Здесь и демонстрация ситуаций, когда требуется работа в команде. И показан наглядный результат в виде собранной мебели или детали интерьера. Представлены только те инструменты, которые понадобятся в работе.
Ничего лишнего. Никаких заумных фраз и общих формулировок.
Посмотрите по ссылке на полную инструкцию по сборке кровати на шести страницах.
Я наложу визуальный ряд инструкции IKEA на предыдущий пример типовой инструкции менеджера отдела сбыта.
- Какой конкретный результат необходимо получить? Продемонстрируйте общую схему получения результата, укрупненно.
- Кто еще участвует в получении результата, какова команда? В каких ситуациях необходимо обратиться за помощью и куда?
- Какие инструменты, подсказки, шпаргалки и детали существуют для получения результата? Какие есть ограничения в применении инструментов?
4. Что следует выполнять, как именно использовать инструменты для достижения результата? Предусмотрены ли все возможные ошибки?
На этих четырех базовых тезисах можно построить очень эффективную инструкцию на 3-4 страницы.
И она будет прекрасно работать у вас с самой первой редакции!
Информация в документе возымеет высокую ценность для нового сотрудника и силу «первоисточника» для руководителя.
- Результат — описанный, измеренный и оцифрованный (Вес, ДхШхВ, ценность, показатель).
- Помощники — кто, когда и чем помогает, условия работы в команде.
- Инструменты — чем конкретно пользоваться, какими полномочиями и каковы их ограничения.
- Применение — что следует делать, в какой последовательности и как избегать ошибок.
Когда ваши документы будут отвечать на важные вопросы простым и понятным языком — в вашем коллективе станет гораздо больше «горячих» приверженцев должностных инструкций!
Покажу вам другую должностную инструкцию для отдела сбыта на 12 листах. Сравните.
Упрощайте себе и своим коллегам работу в компании! Постепенно внедряйте системный подход.
Полезно!
Привет … Впервые посещаю твой онлайн ресурс!
Мы являемся группой добровольцев,
и начинаем новый проект на идентичную тему:
) Ваш интернет-блог предоставил
нам большое количество необходимой информации!
Мерси за проделанную работу .
Очень хорошо, что коллеги по цеху тоже интересуются )
Самые крепкие и эффективные принципы и методики пока все же придерживаю и не публикую.
Будет интересно — обращайтесь, расскажу )
Мне очень нравится то, что вы,
друзья обычно следите за качественным контентом !