Как написать должностную инструкцию, которая сработает?

Когда в компании заходит разговор о необходимости создания упорядоченных правил работы, то сотрудники сразу же разделяются на два полюса — «горячий» и «холодный».

«Горячие» верят в то, что должностные инструкции необходимы и очень им помогут, «Холодные» — что это совершенно не сработает.

И самое удивительное, что и первые и вторые будут по-своему правы.

К чьему бы мнению вы сейчас не присоединились — хочу показать вам на примере, почему у одних это работает, а у других документация так и пылится на верхней полке.

Так-так! Посмотрим, чем мы встречаем нового сотрудника?

Должностная инструкция — «это документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных.»

Перефразирую известную пословицу: «Скажите мне, как вы пишете инструкции, и я скажу вам как вы работаете!»

С типовыми формальными инструкциями сотрудники разного уровня сталкиваются повсеместно.
Подписывают их при приеме на работу «не глядя». Практически не улавливая суть.

В типовых документах, скачанных в сети — совершенно нет ценности.
Инструкции, составленные подобным образом, в большинстве компаний — это фикция.

Ну посмотрите сами на рабочий документ крупного предприятия. Что может быть в этом интересного? Возникают только новые вопросы!

Дальше — не меньшая тоска…

Читая подобные инструкции хочется прислушаться к мнению тех, кто не верит в понятные документы.

Большинство сотрудников из тех «кто не верит» даже не представляет, как можно создать документ ясным и менее обобщенным.

Но если не составлять инструкцию в деталях и более подробно, тогда какова ее ценность для сотрудника и его руководителя?

Сотрудник не получает никакой пользы, руководитель — ничего толком не объясняет.

И оба с умным видом ставят свои подписи в листке ознакомления: «доведено» и «ознакомлен»

В личной беседе и в плотном контакте позже приходится получать ответы на все те вопросы, которые выше отмечены желтым маркером.

Примером рабочей инструкции с четкой структурой и предельной детальностью для меня являются инструкции компании IKEA.

Ну разве это не чудо?

Здесь и демонстрация ситуаций, когда требуется работа в команде. И показан наглядный результат в виде собранной мебели или детали интерьера. Представлены только те инструменты, которые понадобятся в работе.

Ничего лишнего. Никаких заумных фраз и общих формулировок.

Посмотрите по ссылке на полную инструкцию по сборке кровати на шести страницах.

Я наложу визуальный ряд инструкции IKEA на предыдущий пример типовой инструкции менеджера отдела сбыта.

1. Какой конкретный результат необходимо получить? Продемонстрируйте общую схему получения результата, укрупненно.
2. Кто еще участвует в получении результата, какова команда? В каких ситуациях необходимо обратиться за помощью и куда?
3. Какие инструменты, подсказки, шпаргалки и детали существуют для получения результата? Какие есть ограничения в применении инструментов?

4. Что следует выполнять, как именно использовать инструменты для достижения результата? Предусмотрены ли все возможные ошибки?

На этих четырех базовых тезисах можно построить очень эффективную инструкцию на 3-4 страницы.

И она будет прекрасно работать у вас с самой первой редакции!

Информация в документе возымеет высокую ценность для нового сотрудника и силу «первоисточника» для руководителя.

1. Результат — описанный, измеренный и оцифрованный (Вес, ДхШхВ, ценность, показатель).
2. Помощники — кто, когда и чем помогает, условия работы в команде.
3. Инструменты — чем конкретно пользоваться, какими полномочиями и каковы их ограничения.
4. Применение — что следует делать, в какой последовательности и как избегать ошибок.

Когда ваши документы  будут отвечать на важные вопросы простым и понятным языком — в вашем коллективе станет гораздо больше «горячих» приверженцев должностных инструкций!

Покажу вам другую должностную инструкцию для отдела сбыта на 12 листах. Сравните.

Упрощайте себе и своим коллегам работу в компании! Постепенно внедряйте системный подход.

А какие у вас сейчас инструкции?