Психология продуктивности: Руководство для менеджера

В чем секрет людей, которые успевают больше
за то же время, что и у вас?

Считаете, что четкий тайм-менеджмент, списки дел и планы — для избранных?

Долгое время мне не удавалось наладить систему личного управления временем или встроить себя в жесткие рамки существующих систем.

Какое-то время я совершал над собой усилие и перестраивался на новый лад. Но в итоге довольно скоро «выдыхался» и не мог окончательно принять новый режим или новые правила. Я не желал отказываться от привычного и делать то, что делать не хотел.

Так продолжалось довольно долго. А когда я обратился к науке — нашел для себя объяснение причин «ломки от правил». Оказывается, ключ к тому, чтобы все успевать кроется в понимании психологии, физиологии и особенностей работы мозга человека.

В видеоролике легко и доступно представлены подтвержденные научные факты о том, как устроена наша продуктивность.

Этот ролик я впервые посмотрел на блоге Артема Меллума и он пришелся мне по душе. Понравилась легкая форма подачи. Я принял эти простые правила без внутреннего конфликта. И вскоре нашел для себя подходящий ритм работы. Стал успевать гораздо больше.

В чем же секрет продуктивности менеджера?

Сейчас я использую несколько рабочих таймеров, которые завожу до начала какого-то дела. И сохраняю контроль над своими переключениями, пока таймер не даст сигнал. Таймер бесплатный. Скачать можно тут

Подчинить себя работе с таймером не сложно. Вначале было просто интересно.

Я завел несколько таймеров и «прилепил» их к краю рабочего стола. Теперь, перед началом нового дела — звонки клиентам, написание статьи или сбор информации в сети — я включаю таймер со временем, которое я готов потратить на дело.

Первое мое наблюдение заключалось в том, что я не всегда адекватно определял сроки выполнения задачи. Считал, что на написание поста в блог мне нужно 30 минут. По факту же, я много раз откладываю будильник нажимая «позже» и понимал, что потратил уже два с половиной часа.

С первого дня я увидел, насколько часто отвлекаюсь на срочные дела вместо важных и нужных.

Заметил, что у меня сильно рассеивается внимание при получении смс и уведомлений о новостях по почте. Пью чай без повода и определенного времени. Принимаю входящие звонки, легко переключаюсь на переписку в skype или в соцсети. И все происходит в то время, когда я должен сконцентрироваться над выполнением конкретной задачи.

Правда в том, что моя реактивность и моментальность в переключениях от меня не требовалась. Ничего страшного не происходило, если я отвечал, перезванивал или читал новости через 30-60 минут. После того, как выполняемое мной дело полностью закончено.

Многозадачность и доступность — это большая дыра в управлении временем.
Без сохранения концентрации теряется львиная доля эффективности.

Сейчас мой удобный формат для телефонных звонков 90-30-90.
В этом режиме успеваю отработать без переключений около 70-80 компаний за день.

Работа оператора в любом современном колл-центре устанавливается подобными рабочими сетами и перерывами. Как у спортсменов или у программистов. Подход к задаче — отдых — новый подход.

Особенности, о которых говорится в видео и реализовано мной в жизни

1. На одной силе воли выезжать не получается. Вы это уже и сами проверяли. Пытались похудеть ограничениями и диетами или отказывались от дурной привычки. Сила воли — конечный ресурс, который расходуется как и любая энергия. Чтобы прекратить тратить энергию на борьбу — нужна личная система правил с замером показателей. Эта фраза звучит как цитата из книжки по тайм-менеджменту, знаю. Но смысл этой цитаты в том, что напряжение силы воли выматывает и угнетает здоровье. Задумывались, почему вы болеете?

2. Откладывание дел «на потом» происходит всякий раз, когда мозгу сложно принять большую задачу. Ему правда бывает страшно. Разбейте крупную задачу на более мелкие шаги. С продвижением к решению всей задачи — вычеркивайте пройденные шаги. Вознаграждайте себя небольшими успехами. Не пытайтесь заглатывать целиком, скармливайте большое задание порциями.

Как я это делаю, на примере ремонта автомобиля. Чтобы не казалось очень страшно, долго и дорого.

 3. «Зейгарник Эффект» — прекрасный помощник из области гештальтпсихологии. Просто начните делать что-нибудь из намеченного. Медленно и без каких-либо серьезных ожиданий.  Первый шаг позволит двигаться дальше с упорством локомотива. Постепенно набирайте скорость и выходите на пик эффективности.

4. Показатели эффективности — это полезно. Потому что когда появляется возможность отследить и подсчитать цифры — вырабатывается способность к самоконтролю. Сильно хотеть изменить свое поведение или просто желать сделать план — неконкретная задача. А вот взять под контроль количество зафиксированных ошибок, ввести статистику звонков, количество презентаций, отказов и возражений — все это подлежит усовершенствованию. Есть конкретные цифры. Ведите журнал с показателями и вы сможете объективно оценить свои успехи и достижения.

На примере статистики по холодным звонкам легко увидеть конкретные результаты.

5. Устанавливайте дедлайны на решение задач. Если не установить конечный срок реализации задачи — она, по закону Паркинсона, займет столько времени, сколько у вас есть свободного. Дедлайны нужны и для обучения и для приготовления пищи и для личных целей вроде скинуть лишние килограммы или отправиться в путешествие на новом автомобиле.

Спросите себя — «когда мне это нужно»? И у вас будет конечная дата, к которой нужно все успеть!

Понравилась статья? Покажите друзьям!